İş Analizi Nasıl Hazırlanır?

Merhaba,

İşe alım süreçlerinde profesyonellik çok önemlidir. Mülakatlar, aday ve firmanın karşılıklı olarak bir araya geldiği ve iletişim kurduğu eşit görüşmelerdir. Her iki tarafında ağırlığı %50 – %50 olması gerekmektedir. Adayın teorik bilgi düzeyinin çok iyi olması gerektiği kadar mülakatçının da aradığı pozisyonla ilgili çok iyi bilgi sahibi olması gerekmektedir.

Profesyonel işe alım süreçleri için çeşitli teknikler vardır. Yapılandırılmış mülakat, yetkinlik bazlı mülakat, stres mülakatı vb. Bu mülakat tekniklerini uygulamak içinde çeşitli soru teknikleri vardır. Star, 5N 1K, şapka tekniği vb. Mülakatçıların bu teknikleri bilmesi ve uygulaması  aranan temel özelliktir. Mülakat teknikleri ve soru teknikleri işe alım sürecinde önemli konu başlığıdır. Diğer önemli konu başlığı ise; iş tanımı, iş analizi ve görev tanımıdır. Çünkü işe alımcı, görev tanımına göre ilan hazırlar, nitelikleri belirler, mülakat şekline/sorularına karar verir ve nihayetinde karar verir. İş analizi ve iş tanımı hazırlamadan görev tanımlarını yapılamaz. İş analizi ve iş tanımı İK’cı için teknik ve önemli bir süreçtir.

Emre_Inanc_Karakas_Insan_Kaynakları_Bilimi_Is_tanımı

Profesyonel mülakat için bu fonksiyonlarında yerine getirilmesi gerekmektedir. Bugünkü yazımda iş analizi üzerinde duracağım.

İş tanımı, iş analizi yapılarak hazırlanır.  İş analizi ise kurumda olan  her bir işinin niteliğini, niceliğini gereklerini sorumluluklarını çalışma koşullarını inceleyen ve veri toplayan bir İK sürecidir. İş analizlerinde “iş” incelenir. İş analizi, işi yapan kişilerle değil, doğrudan pozisyonla ilgilidir. Tüm veriler pozisyon üzerinden değerlendirilir. İş analizi sonucu öğrenmek/tanımlama yapmak  istediğimiz bilgiler:

  1. İşin Adı
  2. İş Kodu
  3. İşin yapıldığı lokasyon/lokasyonlar
  4. Çevresel gerekler
  5. İş tanımı (Kısaca belirtilir)
  6. Tehlike derecesi
  7. Pozisyon ilişkisi
  8. Eğitim seviyesi
  9. Deneyim süresi
  10. Sertifika/Lisans Bilgisi
  11. Yetkinlikler
  12. Prosedür ve protokoller
  13. Organizasyonel Yedekleme Planı

İşin Adı: İşin adı belirtilir

İşin Kodu: Organizasyon şemasındaki kodu belirtilir (Ayrıca SGK kodunu da yazabilirsiniz)

Yapıldığı lokasyon/lokasyonlar: İşin yapıldığı lokasyon genel merkez, mağaza, saha, depo veya ofis dışı olmak üzere tüm lokasyonlar belirtilir

Çevresel Gerekler: İşin yapıldığı yerdeki iş güvenliği, hijyen kuralları, nem, toz, vb. gerekler belirtilir

İş Tanımı: Ne iş yapıldığı kısaca yazılır

Tehlike derecesi: ÇSGB’ye göre tehlike derecesi belirtilir.

Pozisyon ilişkisi: İşin iletişimde olduğu pozisyonlar belirtilir (şi hangi pozisyon yapar? İç/dış müşterileri kimlerdir? Kime raporlama yapılır?)

Eğitim Seviyesi: İş için gerekli en az eğitim seviyesi yazılır

Deneyim süresi: En az ve en fazla deneyim süresi belirtilir

İşin yapılması için sertifika/lisans bilgisi: İşin gerektirdiği ek sertifika veya lisans varsa belirtilir. (Avukat belgesi, SRC, İSG sertifikası vb.)

Yetkinlikler: İşi yapan kişinin sahip olması gereken yetkinlikler -tercihen 7’li sklaya göre- belirtilir (İletişim, takım çalışması, problem çözme vb.)

Fiziksel gerekler: İşin yapıldığı fiziksel ortam nem, toz, İSG, hijyen konuları incelenerek analiz edilir (Makine kullanımı, iş yapış şekilleri)

Prosedür ve Protokoller: İşin hangi prosedür ve protokollere göre yapılacağı belirtilir. (Kalite Yönetim Sistemi uygulayan kurumların yapmasında fayda bulunmaktadır)

Organizasyonel Yedekleme Planı: İşi yapan pozisyonun normu organizasyonda bir ise; acil durumlarda, izin vb. durumlarda  işin yürütülmesi için organizasyonda hangi pozisyonun o işi yapacağını belirtilir.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

Ulaşmaya çalıştığımız bilgiler yukarıda yer almaktadır. Bu bilgilere veri toplayarak ulaşabiliriz.   İş analizi, işi yapan çalışanlar, yöneticilerden ve diğer kişilerden (*) veri toplanarak yapılır. Veri toplamak için gözlem, görüşme, anket, karma yöntemler uygulanır;

Gözlem: İşin yapıldığı lokasyonda çalışanları gözlemleyerek yapılan yöntemdir (Zaman ve emek maliyeti yüksektir)

Görüşme: Çalışan, yönetici ve işin ilgilendirdiği iç/dış müşterilerle yapılan görüşmelerdir (Zaman ve emek maliyeti orta düzeydir)

Anket: Soru formu hazırlanır ve yöneticilere gönderilir. (Zaman ve emek maliyeti düşük düzeydir)

Karma: Yukarıdaki 3 teknikte uygulanarak yapılır. (Amaç, yanış/eksik analiz yapılmamasıdır)

İK’cı veri toplama metoduna karar verdikten sonra hangi metoda karar verirse versin. Yönetici/Çalışan/diğer kişilerle iletişime geçmeden önce hazırlık yapması gerekmektedir. Yapılacak olan bu hazırlıkta İşle ilgili internet araştırması yapılmalı, organizasyon şeması, işin gerektirdiği prosedür ve protokoller incelenir. Gözlem metodu uygulanacaksa gözlem kriterleri yazılır.Görüşme yüz yüze yapılacaksa yapılandırılmış soru formatı hazırlanır.İncelemelerin sonucunda taslak oluşturulur. Burada amaç, hem zamanı etkin kullanabilmek hem de teorik bilgiyi üst düzeye çıkararak  eksik/yanlış bilgi toplanmasının önüne geçmektir.

İş Analizi sonucunda toplanan veriler bir araya getirilir ve kurum kültürüne göre işlenerek iş tanımı ve iş gerekleri çıkarılır. Bunlar bir sonraki  yazımın konusudur.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli



(*) Örneğin makine ve Teçhizat kullanımı gerektiren bir pozisyon için makine ve ekipmanın kullanımı, bakımı, onarımı hakkında servis sağlayıcının çalışanları diğer kişiler başlığı altında değerlendirilebilir.

Reklamlar

2 thoughts on “İş Analizi Nasıl Hazırlanır?

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s