İş Tanımı ve İş Gerekleri Hazırlama Süreci

Merhaba,

Bir önceki yazımda iş analizinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler vermiştim. Yazıma ulaşmak için lütfen tıklayınız. Kısaca özetleyecek olursam; iş analizi görev tanımını oluşturmak için yapılır. En basit haliyle iş analizi yapılan işin incelenmesidir.

İş analizinden sonra iş tanımı ve iş gerekleri hazırlanır. İş tanımının amacı iş analizinden edinilen bilgileri sistematik bir şekilde dokümante edebilmektir.  Verileri doküman halinde sistematik bir şekilde yazmak görev tanımı hazırlarken size yardımcı olacaktır.  İş tanımında olması gereken başlıklar aşağıdaki gibi olmalıdır;

Departman: Departman adı belirtilir

Birim : Birim adı belirtilir (Kurumun büyüklüğüne ve örgütlenmesine göre  Departman, Müdürlük, Birim olarak ta yazılabilir)

İşin/Pozisyonun Adı: Tanımı yapılan işin/pozisyonun adı yazılır

İşin Kodu: Kurumun kültürüne ve iş yapış şekline göre işin kodu yazılır

Departman Yöneticisi: Departman yöneticisinin adı yazılır

İlk amiri: İlk amirin adı yazılır

Astları: Pozisyona bağlı olan diğer pozisyonlar yazılır

Organizasyonel Yedekleme Planı: İzin, hastalık, ölüm gibi pozisyona sahip kişi işyerinde olmadığında yerine vekalet edecek pozisyon yazılır. (Bu nokta önemlidir. Çünkü söz konusu pozisyonda çalışan personel/yönetici işe gelmediği günlerde işlerin aksamaması gerekmektedir. Amaç kurumun sistemini kişiye değil pozisyona entegre edebilmektir)

Pozisyonun Görevleri: İş analizinde edindiğimiz bilgiler ışığında pozisyonun görevleri herkesin anlayacağı şekilde detaylı olarak geniş zaman kipiyle yazılır.

Kullanılan araç ve gereçler: Pozisyonun kullandığı tüm araç ve gereçler eksiksiz yazılır. (Pozisyon otomobil kullanımı gerektiriyorsa; iş gereklerine ehliyetinde yazılması gerekmektedir.)

Mali sorumluluk: Pozisyona kurum adına harcama yetkisi veriliyorsa belirtilir

Çalışma koşulları: Çalışma koşulları detaylı olarak yazılır

İletişimde olduğu departmanlar: İletişim halinde olduğu departmanlar belirtilir

Tehlikeler: İşin gerektirdiği tehlikeler belirtilir.

Diyelim ki; İşe Alım Uzmanı pozisyonunu inceliyoruz. Yukarıdaki bilgilere dayanarak İşe Alım Uzmanı pozisyonun iş tanımı aşağıdaki gibi olmalıdır;

is_tanimi_ornegi

İş gerekleri ise iş tanımı yapılan pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticide olması gereken fiziksel, zihinsel, davranışsa, sosyal özellikleri içerir.İş gereklerinde olması gereken başlıklar:

Departman: Departman adı belirtilir

Birim : Birim adı belirtilir (Kurumun büyüklüğüne ve örgütlenmesine göre  Departman, Müdürlük, Birim olarak ta yazılabilir)

İşin/Pozisyonun Adı: Tanımı yapılan işin/pozisyonun adı yazılır

İşin Kodu: Kurumun kültürüne ve iş yapış şekline göre işin kodu yazılır

Yaş Skalası:Pozisyonun gerektirdiği yaş skalası yazılır

Cinsiyet: Pozisyon için uygun olan cinsiyet yazılır

Askerlik: Askerlik durumu belirtilir.

Deneyim: Pozisyonun gerektirdiği deneyim süresi en az ve en fazla olmak üzere yazılır

Eğitim Durumu:Pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticinin en az ve en fazla sahip olması gereken eğitim seviyesi yazılır

Kurumsal Eğitimler&Sertifikalar: Pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticinin almış olması gereken belgeler, lisanslar, sertifikalar almış olduğu eğitimi yazılır.

Yabancı Diller: Yabancı dil bilgisi düzeyi ile yazılır

Fiziksel Özellikler: İşi yaparken çalışanda olması gereken fiziksel özellikler yazılır. (Mavi yaka pozisyonlarda bu başlık önemlidir.)

Davranışsal Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Zihinsel Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Sosyal Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Kullanması Gereken Bilgisayar Yazılımları ve Programları: kullanacağı bilgisayar yazılımı ve programları yazılır. (Örneğin reklam departmanında çalışanlar MAC kullanımını PC kullanımına göre tercih ederler. İşe alım anında mülakatçı mac/pc ayrımını sorgulamazsa yanlış işe alım yapılabilir)

İşe Alım Uzmanı örneğimizden devam edecek olursak; yukarıdaki bilgilere göre İşe Alım Uzmanının İş gerekleri aşağıdaki gibi olmalıdır;

is_geregi_ornegi

İş analizi, tanımı ve gerekleri “sıkıcı” bir İK süreci gibi gözükse de aslında çok önemli bir konudur. Çünkü bu süreçlerden sonra görev tanımını hazırlayabiliyoruz. Görev tanımını ise bir sonraki yazımda işleyeceğim. Özellikle belirtmek isterim ki yazımın içerisinde birçok yerde kişiden fazla pozisyona atıf yaptım çünkü firmaların insan kaynakları ve sistem yapılanması kuruma yönelik olmalıdır.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli

Reklamlar

3 thoughts on “İş Tanımı ve İş Gerekleri Hazırlama Süreci

  1. 12 yıl önce kurumsallaşma sürecini yönettiğim ilk firmamda da bunu yaptım. Görev tanımları şematik olmalıdır. Emre’nin anlayışına sığınarak bir ekleme: Bu kadar ayrıntıyı fazla buluyorum. “Gerek duyulduğu kadar” deniliyorsa, evet.

    Liked by 1 kişi

    1. Hocam, uygulamada farklılık olabiliyor 🙂 Üst yönetim desteklerse ideal olanı bana göre budur. Onun dışında işin özü dediğimiz gibi sistem şematik ve kuruma yönelik yapılırsa başarılı olur.
      Yazıyı hazırlarken örnek tanımdan ne eğitim programları, ne mülakat soruları çıkardım bilemezsiniz 🙂

      Beğen

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s