Görev Tanımı Hazırlama Süreci

Merhaba,

Daha önceki iki yazımda iş analizi, iş tanımı ve iş gereklerinin nasıl yapılacağını aktarmıştım. Bu yazımda Görev tanımının nasıl oluşturulacağını aktarmayı planlıyorum. Görev tanımının nasıl olması gerektiğini işlemeden önce görev tanımlarının neden önemli olduğuna değinmek istiyorum. Konuyla ilgili ilk yazımda etkin mülakat için görev tanımlarının önemli olduğunu işlemiştim. Görev tanımları sadece mülakat için değil aynı zamanda eğitim, performans, geliştirme, iş zenginleştirme, yetki devri, organizasyonel gelişim, şeffaflık için de önemlidir. Çünkü görev tanımları sayesinde;

  • Mülakatçı objektif kriterle nasıl bir çalışan aradığını bilir. Bu sayede kariyer sitesinde ilan çıkarken hedef kitleyi iyi belirle ve ilan metni elinde hazır olur,
  • Mülakatçı, adayları cv üzerinden objektif kriterlere göre değerlendirir,
  • Aynı şekilde mülakatta da objektif kriterler dahilinde belirlenir (Diğer koşullar: Ceteris Paribus)
  • Çalışan hedeflerin, yetki ve sorumluluklarının ne olduğunu bilir,
  • Performans kriterlerinin ne olabileceğini bilir,
  • Performans sistemi kurulacaksa kriterlerinin ne olduğunu tahmin edilir,
  • Kurumsal Eğitim/Gelişim uzmanı söz konusu pozisyon için olması gereken eğitim kriterlerini bilir,
  • Kalite sistemi kurulmak isteniyorsa sistemin altyapısı küçükte olsa hazırlanmış olur,
  • Çalışanla veya eski çalışanla davalık bir durumda yargıçların sorduğu ilk belgelerden biri görev tanımıdır.

Örneklerde de görüldüğü üzere görev tanımı İnsan Kaynakları sistemlerinin temelidir. Kısaca özetlemem gerekirse; Görev tanımı, çalışanların kime bağlı kimlerin de çalışana bağlı olduğunu, görevi, sorumluluğu ve yetkilerini içeren belirli bir formatta hazırlanmış dokümana verilen isimdir. Görev tanımlarının belirli bir formatı vardır. Bu format kuruma göre değişiklik göstermekle birlikte .word belgesi şeklinde hazırlanmak genel uygulamadır.

Nasıl Hazırlanır?

Hazırladığınız iş analizi, iş tanımı ve iş gereklerini hatırlayın. (Hatırlayamıyorsanız iş analizi için tıklayınız. İş tanımı ve iş gerekleri  için tıklayınız.)

Yazılarımdan yola çıkarsak; pozisyonu zaten analiz etmiştiniz. Görevlerinin, gereklerinin, kriterlerinin ne olduğunu biliyorsunuz. Yapılması gereken bu görevlerin tümünü kapsayacak bir özet metin hazırlamaktır. Aslında işin zor tarafı burasıdır. Çünkü hazırlayacağınız görev tanımı bir veya iki sayfa olmalıdır. İş tanımı yazımda böyle bir sınırlama belirtmemiştim çünkü iş tanımlarında istediğiniz kadar görev yazabilirsiniz. Sonuçta işi tanımlıyorsunuz fakat uzun olan görev tanımları hem inandırılıcığını yitirtir hem de çalışanın kuruma karşı güven duygusu zedelenebilir. Bu sebeple hazırlayacağınız metinler tüm işlerini kapsamalı fakat mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Sonsuzluk tuzağına(*) düşmemenizi tavsiye ederim.

Burada ek bir madde eklemek istiyorum. Görev tanımları hazırlarken prosedürlere, protokollere, yönetmeliklere ve diğer dokümanlara yapacağınız atıf maddesi sizi kurtaracaktır. Tabi bu durum için kurumunuzda dokümanların olması gerekmektedir. Görev tanımlarıyla ilgili bir diğer dikkat edilecek konu ise maddelerin sonuna “Amirinin verdiği her görevi yerine getirir” maddesidir. Her şeyi kapsayan bu madde yerine objektif ve somut maddeler yazmanız veya prosedürlere atıf yapmanız daha sağlıklı olacaktır. Görev tanımını hazırlarken şekil olarak görevlerin maddeler halinde yazılması hem hazırlayan için zaman tasarrufu sağlayacak hem de okuyan için anlama sürecini optimize edecektir. Görev tanımları pozisyonun ne yapacağını belirtir. Nasıl yapılacağını değil. Bu sebeple ayrıntıya girmeden hazırlanması gerekmektedir

Hazırlanan görev tanımları çalışanlara tebliğ edilmeli ve imzalatılmalıdır. Islak imzalı tanımlar çalışanların özlük dosyasına konulmalıdır.

Görev tanımları için birçok örnek bulunuyor. Formda olması gereken başlıklara kısaca değinecek olursam;

  1. Pozisyonun Kimlik Bilgileri
  2. Kurumsal Rolü (Kısaca pozisyonun tanımı)
  3. Sorumluluk alanları (Görevler, Yetkiler ve Sorumluluklar)
  4. Yetkinlikler

Bu başlıklar görev tanımında mutlaka olmalıdır. İşe Alım Uzmanı pozisyonuna görev tanımı yazacak olursak aşağıda bulunan örnek gibi olmalıdır;

Görev tanımı örneği 1

Görev Tanımı Örneği 2

Görev tanımlarıyla ilgili internette birçok kaynak, makale, blog yazısı ve örneği mevcuttur. Hatta hazır görev tanımları bile bulunmaktadır. Kişisel tavsiyem bu kaynaklardan yararlanın fakat kurumunuzun aynı zamanda kişisel markanızın kalitesi için görev tanımlarını siz hazırlayın veya hazırlama sürecinde mutlaka aktif rol alın.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli

(*) Sonsuzluk tuzağı, incelenen bir konunun sınırsız şekilde parçalara bölerek, oluşan parçaların belirli bir bütün oluşturmamasıdır.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s