Görev Tanımı Hazırlama Süreci

Merhaba,

Daha önceki iki yazımda iş analizi, iş tanımı ve iş gereklerinin nasıl yapılacağını aktarmıştım. Bu yazımda Görev tanımının nasıl oluşturulacağını aktarmayı planlıyorum. Görev tanımının nasıl olması gerektiğini işlemeden önce görev tanımlarının neden önemli olduğuna değinmek istiyorum. Konuyla ilgili ilk yazımda etkin mülakat için görev tanımlarının önemli olduğunu işlemiştim. Görev tanımları sadece mülakat için değil aynı zamanda eğitim, performans, geliştirme, iş zenginleştirme, yetki devri, organizasyonel gelişim, şeffaflık için de önemlidir. Çünkü görev tanımları sayesinde;

  • Mülakatçı objektif kriterle nasıl bir çalışan aradığını bilir. Bu sayede kariyer sitesinde ilan çıkarken hedef kitleyi iyi belirle ve ilan metni elinde hazır olur,
  • Mülakatçı, adayları cv üzerinden objektif kriterlere göre değerlendirir,
  • Aynı şekilde mülakatta da objektif kriterler dahilinde belirlenir (Diğer koşullar: Ceteris Paribus)
  • Çalışan hedeflerin, yetki ve sorumluluklarının ne olduğunu bilir,
  • Performans kriterlerinin ne olabileceğini bilir,
  • Performans sistemi kurulacaksa kriterlerinin ne olduğunu tahmin edilir,
  • Kurumsal Eğitim/Gelişim uzmanı söz konusu pozisyon için olması gereken eğitim kriterlerini bilir,
  • Kalite sistemi kurulmak isteniyorsa sistemin altyapısı küçükte olsa hazırlanmış olur,
  • Çalışanla veya eski çalışanla davalık bir durumda yargıçların sorduğu ilk belgelerden biri görev tanımıdır.

Örneklerde de görüldüğü üzere görev tanımı İnsan Kaynakları sistemlerinin temelidir. Kısaca özetlemem gerekirse; Görev tanımı, çalışanların kime bağlı kimlerin de çalışana bağlı olduğunu, görevi, sorumluluğu ve yetkilerini içeren belirli bir formatta hazırlanmış dokümana verilen isimdir. Görev tanımlarının belirli bir formatı vardır. Bu format kuruma göre değişiklik göstermekle birlikte .word belgesi şeklinde hazırlanmak genel uygulamadır.

Nasıl Hazırlanır?

Hazırladığınız iş analizi, iş tanımı ve iş gereklerini hatırlayın. (Hatırlayamıyorsanız iş analizi için tıklayınız. İş tanımı ve iş gerekleri  için tıklayınız.)

Yazılarımdan yola çıkarsak; pozisyonu zaten analiz etmiştiniz. Görevlerinin, gereklerinin, kriterlerinin ne olduğunu biliyorsunuz. Yapılması gereken bu görevlerin tümünü kapsayacak bir özet metin hazırlamaktır. Aslında işin zor tarafı burasıdır. Çünkü hazırlayacağınız görev tanımı bir veya iki sayfa olmalıdır. İş tanımı yazımda böyle bir sınırlama belirtmemiştim çünkü iş tanımlarında istediğiniz kadar görev yazabilirsiniz. Sonuçta işi tanımlıyorsunuz fakat uzun olan görev tanımları hem inandırılıcığını yitirtir hem de çalışanın kuruma karşı güven duygusu zedelenebilir. Bu sebeple hazırlayacağınız metinler tüm işlerini kapsamalı fakat mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Sonsuzluk tuzağına(*) düşmemenizi tavsiye ederim.

Burada ek bir madde eklemek istiyorum. Görev tanımları hazırlarken prosedürlere, protokollere, yönetmeliklere ve diğer dokümanlara yapacağınız atıf maddesi sizi kurtaracaktır. Tabi bu durum için kurumunuzda dokümanların olması gerekmektedir. Görev tanımlarıyla ilgili bir diğer dikkat edilecek konu ise maddelerin sonuna “Amirinin verdiği her görevi yerine getirir” maddesidir. Her şeyi kapsayan bu madde yerine objektif ve somut maddeler yazmanız veya prosedürlere atıf yapmanız daha sağlıklı olacaktır. Görev tanımını hazırlarken şekil olarak görevlerin maddeler halinde yazılması hem hazırlayan için zaman tasarrufu sağlayacak hem de okuyan için anlama sürecini optimize edecektir. Görev tanımları pozisyonun ne yapacağını belirtir. Nasıl yapılacağını değil. Bu sebeple ayrıntıya girmeden hazırlanması gerekmektedir

Hazırlanan görev tanımları çalışanlara tebliğ edilmeli ve imzalatılmalıdır. Islak imzalı tanımlar çalışanların özlük dosyasına konulmalıdır.

Görev tanımları için birçok örnek bulunuyor. Formda olması gereken başlıklara kısaca değinecek olursam;

  1. Pozisyonun Kimlik Bilgileri
  2. Kurumsal Rolü (Kısaca pozisyonun tanımı)
  3. Sorumluluk alanları (Görevler, Yetkiler ve Sorumluluklar)
  4. Yetkinlikler

Bu başlıklar görev tanımında mutlaka olmalıdır. İşe Alım Uzmanı pozisyonuna görev tanımı yazacak olursak aşağıda bulunan örnek gibi olmalıdır;

Görev tanımı örneği 1

Görev Tanımı Örneği 2

Görev tanımlarıyla ilgili internette birçok kaynak, makale, blog yazısı ve örneği mevcuttur. Hatta hazır görev tanımları bile bulunmaktadır. Kişisel tavsiyem bu kaynaklardan yararlanın fakat kurumunuzun aynı zamanda kişisel markanızın kalitesi için görev tanımlarını siz hazırlayın veya hazırlama sürecinde mutlaka aktif rol alın.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Danışmanı

(*) Sonsuzluk tuzağı, incelenen bir konunun sınırsız şekilde parçalara bölerek, oluşan parçaların belirli bir bütün oluşturmamasıdır.

Reklamlar

İş Tanımı ve İş Gerekleri Hazırlama Süreci

Merhaba,

Bir önceki yazımda iş analizinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler vermiştim. Yazıma ulaşmak için lütfen tıklayınız. Kısaca özetleyecek olursam; iş analizi görev tanımını oluşturmak için yapılır. En basit haliyle iş analizi yapılan işin incelenmesidir.

İş analizinden sonra iş tanımı ve iş gerekleri hazırlanır. İş tanımının amacı iş analizinden edinilen bilgileri sistematik bir şekilde dokümante edebilmektir.  Verileri doküman halinde sistematik bir şekilde yazmak görev tanımı hazırlarken size yardımcı olacaktır.  İş tanımında olması gereken başlıklar aşağıdaki gibi olmalıdır;

Departman: Departman adı belirtilir

Birim : Birim adı belirtilir (Kurumun büyüklüğüne ve örgütlenmesine göre  Departman, Müdürlük, Birim olarak ta yazılabilir)

İşin/Pozisyonun Adı: Tanımı yapılan işin/pozisyonun adı yazılır

İşin Kodu: Kurumun kültürüne ve iş yapış şekline göre işin kodu yazılır

Departman Yöneticisi: Departman yöneticisinin adı yazılır

İlk amiri: İlk amirin adı yazılır

Astları: Pozisyona bağlı olan diğer pozisyonlar yazılır

Organizasyonel Yedekleme Planı: İzin, hastalık, ölüm gibi pozisyona sahip kişi işyerinde olmadığında yerine vekalet edecek pozisyon yazılır. (Bu nokta önemlidir. Çünkü söz konusu pozisyonda çalışan personel/yönetici işe gelmediği günlerde işlerin aksamaması gerekmektedir. Amaç kurumun sistemini kişiye değil pozisyona entegre edebilmektir)

Pozisyonun Görevleri: İş analizinde edindiğimiz bilgiler ışığında pozisyonun görevleri herkesin anlayacağı şekilde detaylı olarak geniş zaman kipiyle yazılır.

Kullanılan araç ve gereçler: Pozisyonun kullandığı tüm araç ve gereçler eksiksiz yazılır. (Pozisyon otomobil kullanımı gerektiriyorsa; iş gereklerine ehliyetinde yazılması gerekmektedir.)

Mali sorumluluk: Pozisyona kurum adına harcama yetkisi veriliyorsa belirtilir

Çalışma koşulları: Çalışma koşulları detaylı olarak yazılır

İletişimde olduğu departmanlar: İletişim halinde olduğu departmanlar belirtilir

Tehlikeler: İşin gerektirdiği tehlikeler belirtilir.

Diyelim ki; İşe Alım Uzmanı pozisyonunu inceliyoruz. Yukarıdaki bilgilere dayanarak İşe Alım Uzmanı pozisyonun iş tanımı aşağıdaki gibi olmalıdır;

is_tanimi_ornegi

İş gerekleri ise iş tanımı yapılan pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticide olması gereken fiziksel, zihinsel, davranışsa, sosyal özellikleri içerir.İş gereklerinde olması gereken başlıklar:

Departman: Departman adı belirtilir

Birim : Birim adı belirtilir (Kurumun büyüklüğüne ve örgütlenmesine göre  Departman, Müdürlük, Birim olarak ta yazılabilir)

İşin/Pozisyonun Adı: Tanımı yapılan işin/pozisyonun adı yazılır

İşin Kodu: Kurumun kültürüne ve iş yapış şekline göre işin kodu yazılır

Yaş Skalası:Pozisyonun gerektirdiği yaş skalası yazılır

Cinsiyet: Pozisyon için uygun olan cinsiyet yazılır

Askerlik: Askerlik durumu belirtilir.

Deneyim: Pozisyonun gerektirdiği deneyim süresi en az ve en fazla olmak üzere yazılır

Eğitim Durumu:Pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticinin en az ve en fazla sahip olması gereken eğitim seviyesi yazılır

Kurumsal Eğitimler&Sertifikalar: Pozisyonda çalışacak olan personel/yöneticinin almış olması gereken belgeler, lisanslar, sertifikalar almış olduğu eğitimi yazılır.

Yabancı Diller: Yabancı dil bilgisi düzeyi ile yazılır

Fiziksel Özellikler: İşi yaparken çalışanda olması gereken fiziksel özellikler yazılır. (Mavi yaka pozisyonlarda bu başlık önemlidir.)

Davranışsal Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Zihinsel Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Sosyal Özellikler: Çalışanda olması gereken davranışsal özellikler belirtilir.

Kullanması Gereken Bilgisayar Yazılımları ve Programları: kullanacağı bilgisayar yazılımı ve programları yazılır. (Örneğin reklam departmanında çalışanlar MAC kullanımını PC kullanımına göre tercih ederler. İşe alım anında mülakatçı mac/pc ayrımını sorgulamazsa yanlış işe alım yapılabilir)

İşe Alım Uzmanı örneğimizden devam edecek olursak; yukarıdaki bilgilere göre İşe Alım Uzmanının İş gerekleri aşağıdaki gibi olmalıdır;

is_geregi_ornegi

İş analizi, tanımı ve gerekleri “sıkıcı” bir İK süreci gibi gözükse de aslında çok önemli bir konudur. Çünkü bu süreçlerden sonra görev tanımını hazırlayabiliyoruz. Görev tanımını ise bir sonraki yazımda işleyeceğim. Özellikle belirtmek isterim ki yazımın içerisinde birçok yerde kişiden fazla pozisyona atıf yaptım çünkü firmaların insan kaynakları ve sistem yapılanması kuruma yönelik olmalıdır.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Danışmanı

İş Analizi Nasıl Hazırlanır?

Merhaba,

İşe alım süreçlerinde profesyonellik çok önemlidir. Mülakatlar, aday ve firmanın karşılıklı olarak bir araya geldiği ve iletişim kurduğu eşit görüşmelerdir. Her iki tarafında ağırlığı %50 – %50 olması gerekmektedir. Adayın teorik bilgi düzeyinin çok iyi olması gerektiği kadar mülakatçının da aradığı pozisyonla ilgili çok iyi bilgi sahibi olması gerekmektedir.

Profesyonel işe alım süreçleri için çeşitli teknikler vardır. Yapılandırılmış mülakat, yetkinlik bazlı mülakat, stres mülakatı vb. Bu mülakat tekniklerini uygulamak içinde çeşitli soru teknikleri vardır. Star, 5N 1K, şapka tekniği vb. Mülakatçıların bu teknikleri bilmesi ve uygulaması  aranan temel özelliktir. Mülakat teknikleri ve soru teknikleri işe alım sürecinde önemli konu başlığıdır. Diğer önemli konu başlığı ise; iş tanımı, iş analizi ve görev tanımıdır. Çünkü işe alımcı, görev tanımına göre ilan hazırlar, nitelikleri belirler, mülakat şekline/sorularına karar verir ve nihayetinde karar verir. İş analizi ve iş tanımı hazırlamadan görev tanımlarını yapılamaz. İş analizi ve iş tanımı İK’cı için teknik ve önemli bir süreçtir.

Emre_Inanc_Karakas_Insan_Kaynakları_Bilimi_Is_tanımı

Profesyonel mülakat için bu fonksiyonlarında yerine getirilmesi gerekmektedir. Bugünkü yazımda iş analizi üzerinde duracağım.

İş tanımı, iş analizi yapılarak hazırlanır.  İş analizi ise kurumda olan  her bir işinin niteliğini, niceliğini gereklerini sorumluluklarını çalışma koşullarını inceleyen ve veri toplayan bir İK sürecidir. İş analizlerinde “iş” incelenir. İş analizi, işi yapan kişilerle değil, doğrudan pozisyonla ilgilidir. Tüm veriler pozisyon üzerinden değerlendirilir. İş analizi sonucu öğrenmek/tanımlama yapmak  istediğimiz bilgiler:

  1. İşin Adı
  2. İş Kodu
  3. İşin yapıldığı lokasyon/lokasyonlar
  4. Çevresel gerekler
  5. İş tanımı (Kısaca belirtilir)
  6. Tehlike derecesi
  7. Pozisyon ilişkisi
  8. Eğitim seviyesi
  9. Deneyim süresi
  10. Sertifika/Lisans Bilgisi
  11. Yetkinlikler
  12. Prosedür ve protokoller
  13. Organizasyonel Yedekleme Planı

İşin Adı: İşin adı belirtilir

İşin Kodu: Organizasyon şemasındaki kodu belirtilir (Ayrıca SGK kodunu da yazabilirsiniz)

Yapıldığı lokasyon/lokasyonlar: İşin yapıldığı lokasyon genel merkez, mağaza, saha, depo veya ofis dışı olmak üzere tüm lokasyonlar belirtilir

Çevresel Gerekler: İşin yapıldığı yerdeki iş güvenliği, hijyen kuralları, nem, toz, vb. gerekler belirtilir

İş Tanımı: Ne iş yapıldığı kısaca yazılır

Tehlike derecesi: ÇSGB’ye göre tehlike derecesi belirtilir.

Pozisyon ilişkisi: İşin iletişimde olduğu pozisyonlar belirtilir (şi hangi pozisyon yapar? İç/dış müşterileri kimlerdir? Kime raporlama yapılır?)

Eğitim Seviyesi: İş için gerekli en az eğitim seviyesi yazılır

Deneyim süresi: En az ve en fazla deneyim süresi belirtilir

İşin yapılması için sertifika/lisans bilgisi: İşin gerektirdiği ek sertifika veya lisans varsa belirtilir. (Avukat belgesi, SRC, İSG sertifikası vb.)

Yetkinlikler: İşi yapan kişinin sahip olması gereken yetkinlikler -tercihen 7’li sklaya göre- belirtilir (İletişim, takım çalışması, problem çözme vb.)

Fiziksel gerekler: İşin yapıldığı fiziksel ortam nem, toz, İSG, hijyen konuları incelenerek analiz edilir (Makine kullanımı, iş yapış şekilleri)

Prosedür ve Protokoller: İşin hangi prosedür ve protokollere göre yapılacağı belirtilir. (Kalite Yönetim Sistemi uygulayan kurumların yapmasında fayda bulunmaktadır)

Organizasyonel Yedekleme Planı: İşi yapan pozisyonun normu organizasyonda bir ise; acil durumlarda, izin vb. durumlarda  işin yürütülmesi için organizasyonda hangi pozisyonun o işi yapacağını belirtilir.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

Ulaşmaya çalıştığımız bilgiler yukarıda yer almaktadır. Bu bilgilere veri toplayarak ulaşabiliriz.   İş analizi, işi yapan çalışanlar, yöneticilerden ve diğer kişilerden (*) veri toplanarak yapılır. Veri toplamak için gözlem, görüşme, anket, karma yöntemler uygulanır;

Gözlem: İşin yapıldığı lokasyonda çalışanları gözlemleyerek yapılan yöntemdir (Zaman ve emek maliyeti yüksektir)

Görüşme: Çalışan, yönetici ve işin ilgilendirdiği iç/dış müşterilerle yapılan görüşmelerdir (Zaman ve emek maliyeti orta düzeydir)

Anket: Soru formu hazırlanır ve yöneticilere gönderilir. (Zaman ve emek maliyeti düşük düzeydir)

Karma: Yukarıdaki 3 teknikte uygulanarak yapılır. (Amaç, yanış/eksik analiz yapılmamasıdır)

İK’cı veri toplama metoduna karar verdikten sonra hangi metoda karar verirse versin. Yönetici/Çalışan/diğer kişilerle iletişime geçmeden önce hazırlık yapması gerekmektedir. Yapılacak olan bu hazırlıkta İşle ilgili internet araştırması yapılmalı, organizasyon şeması, işin gerektirdiği prosedür ve protokoller incelenir. Gözlem metodu uygulanacaksa gözlem kriterleri yazılır.Görüşme yüz yüze yapılacaksa yapılandırılmış soru formatı hazırlanır.İncelemelerin sonucunda taslak oluşturulur. Burada amaç, hem zamanı etkin kullanabilmek hem de teorik bilgiyi üst düzeye çıkararak  eksik/yanlış bilgi toplanmasının önüne geçmektir.

İş Analizi sonucunda toplanan veriler bir araya getirilir ve kurum kültürüne göre işlenerek iş tanımı ve iş gerekleri çıkarılır. Bunlar bir sonraki  yazımın konusudur.

Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Danışmanı



(*) Örneğin makine ve Teçhizat kullanımı gerektiren bir pozisyon için makine ve ekipmanın kullanımı, bakımı, onarımı hakkında servis sağlayıcının çalışanları diğer kişiler başlığı altında değerlendirilebilir.